Учеба  ->  Учебные материалы  | Автор: | Добавлено: 2015-05-28

Английское деловое письмо как инструмент современной бизнес коммуникации

В настоящее время деловые письма во многом определяют лицо компании, фирмы и других организаций. С помощью правильно составленных писем устанавливаются дружественные отношения, создается особая атмосфера доверия и сотрудничества между партнерами, позволяющая решать самые разнообразные проблемы.

Деловое письмо с давних пор помогало человеку в его коммерческой деятельности. С годами менялась его форма, на смену одним привычным фразам приходили другие, обогащая его словарный состав. Постепенно деловое письмо приобрело статус Документа, что повлекло за собой выработку определенных требований к его написанию, поэтому написание делового письма требует особого мастерства от его составителя, которое основывается, прежде всего, на глубоком знании композиционных, языковых и стилистических особенностей письма.

Деловое письмо на английском языке использует функциональный стиль официальных документов, характерными признаками которого является фиксированное расположение частей письма, унифицированные специфические правила оформления, наличие определенных клише, устойчивых моделей, грамматических конструкций и т. д.

Целью данной работы является изучение особенностей делового письма как инструмента современной бизнес коммуникации. Данная цель предполагает постановку следующих задач:

1. Изучение делового письма как жанр официально-делового письма.

2. Описание критериев составления делового письма.

3. Рассмотрение смысловых частей для письма.

4. Характеристика особенностей делового письма с точки зрения лексических и грамматических языковых средств.

Теоретическую основу работы составляют исследования И. В. Арнольд, И. Р. Гальперина, В. В. Калюжной, Гез Н. И., Бахтина, Л. А. Васильевой, М. В. Колтуновой и др.

В работе использованы исследовательский, индуктивно-дедуктивный методы, а также метод лингвистической интерпретации изучаемого материала.

1. Особенности официально-делового стиля письма.

Стиль официальных документов выделяется всеми исследователями, хотя в трудах разных лингвистов он называется по-разному: у Е. М. Иссерлина это официально-деловой стиль, у И. Р. Гальперина - стиль официальных документов, у И. В. Арнольд - деловой стиль.

В данной работе принимается термин <<официально-деловой стиль>>, поскольку мы рассматриваем письменные документы, их определенные характеристики, используемые в официальных ситуациях общения и в ряде случаев, имеющих юридическую силу.

Целью коммуникации данного функционального стиля является установление связи и условий взаимодействия двух сторон. В качестве таких сторон могут выступать: государство и гражданин, гражданин и гражданин, общество и его члены или предприятия и учреждения.

Исторически сложились определенные правила составления деловой документации, одним из которых является стремление передать в рамках одного предложения разнообразные смыслы и вариативные условия. В результате в текстах официальных документов могут встречаться сложноподчиненные конструкции и сложные распространенные предложения с множеством придаточных.

Композиционная структура высказывания в стиле английской деловой речи подчиняется принципу наибольшей четкости отграничения одной мысли от другой. Эта четкость находит свое максимальное выражение в нумерации отдельных частей высказывания.

Пункты статей строятся по принципу: одно предложение- один пункт, т. е. никакого деления на самостоятельные предложения внутри пункта, как правило, не делается. Приведем в качестве примера первую статью Устава ООН.

Chapter 1. PURPOSES AND PRINCIPLES

The Purposes of the United Nations [HYPERLINK: http://en. wikipedia. org/wiki/United_Nations] are:

1. To maintain international peace and security: to take effective collective measures for the prevention and removal of threats to the peace [HYPERLINK: http://en. wikipedia. org/wiki/Peace], and for the suppression of acts of aggression or other breaches of the peace, and to bring about by peaceful means, and in conformity with the principles of justice [HYPERLINK: http://en. wikipedia. org/wiki/Justice] and international law [HYPERLINK: http://en. wikipedia. org/wiki/International_law], adjustment or settlement of international disputes or situations which might lead to a breach of the peace [HYPERLINK: http://en. wikipedia. org/wiki/Breach_of_the_peace];

2. To develop friendly relations among nations based on respect for the principle of equal rights [HYPERLINK: http://en. wikipedia. org/wiki/Civil_rights] and self-determination [HYPERLINK: http://en. wikipedia. org/wiki/Self-determination] of peoples [HYPERLINK: http://en. wikipedia. org/wiki/Peoples], and to take other appropriate measures to strengthen universal peace;

3. To achieve international cooperation on solving international problems of an economic, social, cultural, or humanitarian character, and in promoting and encouraging respect for human rights and for fundamental freedoms for all without distinction as to race, sex, language, or religion;

4. To be a center for harmonizing the actions of nations in the attainment of these common ends.

По мнению большинства исследователей к первостепенным, постоянным признакам стиля официальных документов относятся следующие:

- официальность, которая подчеркивает деловую основу отношений между коммуникантами, связывает свободу и непосредственность общения, ограничивая речь рамками традиционных форм;

- точность, в частности стилистические приемы, базирующиеся на многозначности слов, часто употребляемые в поэзии и в художественной прозе, не допустимы в языке официальных документов, так как могут привести к неадекватному пониманию написанного;

- краткость, которая является основным признаком языка деловой коммуникации, в целях быстрого восприятия информации;

- стереотипность и логичность: шаблоны и стандарты являются характерными чертами стиля официальных документов, поскольку тематический круг деловой речи строго определен, ситуации ее применения сравнительно немногочисленны, однотипны и логичны.

Общим признаком для всех разновидностей делового стиля является наличие всякого рода аббревиатур, сложносокращенных слов и т. д. , например, М. Р. (Member of Parliament); H. M. S. (His Majesty's Steamship); gvm (government); U. N. (United Nations); D. A. O (Divisional Ammunition Officer); D. A. S. (Department of Agriculture, Scotland).

Особенно много таких сокращений встречается в военных документах, где эти сокращения преследуют не только цель достижения краткости, но и могут являться кодом.

Правила составления письма

Быстрое развитие промышленности, техники, торговли и экономических отношений между странами потребовали резкого увеличения объема почтовой корреспонденции.

Компании с большим объемом зарубежных коммерческих связей вынуждены прибегать к личным контактам, что сопряжено с многочисленными поездками и встречами. Вместе с тем во многих странах мира именно обмен письмами предшествует любой личной встрече, после которой достигнутые договоренности закрепляются путем нового обмена письмами.

Известно, что деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, поэтому написание деловых писем требует соблюдения определенных правил как оформления, так и характера изложения материала. Содержание письма должно соответствовать следующим требованиям:

- ясность изложения: необходимо быть последовательным в изложении содержания делового письма, желательно начать письмо с самого важного, что поможет сосредоточить внимание читателя на существе вопроса;

- краткость изложения: деловое письмо должно быть кратким, в нем следует избегать сообщений о ненужных фактах и излагать свои мысли немногословно;

- полнота информации: в письме следует сообщить адресату всю информацию, которая позволит ему выполнить указанную в письме просьбу;

- грамотность изложения: одним из первых требований к деловому письму является отсутствие ошибок в орфографии и пунктуации, а также использование правильно выбранного стиля;

- вежливость: деловое письмо всегда должно быть безупречно вежливым. Этот фактор особенно играет важную роль в переписке с иностранными коллегами и клиентами. Доброжелательность и любезный тон письма способствует установлению полезных контактов и часто дают положительные результаты.

Форма письма так же важна, как и его содержание, поскольку именно она дает адресатам первое впечатление о руководителе и его компании.

Если отправитель желает сделать все возможное для того, чтобы его письмо было понятно зарубежному адресату, то необходимо помнить об исключительной важности формы письма. Многословное и небрежно составленное письмо создаст дополнительные трудности для партнера или переводчика в понимании его содержания. Для облегчения их задачи форма письма должна быть четкой, изящной и простой.

В международной переписке обычно применяются следующие три формата письма: полный блок (Full-Block Letter Format), блок (Block Letter Format) и модифицированный блок (Modified- Block Letter Format). В формате <<полный блок>> все элементы письма начинаются слева без отступа. В формате <<блок>> дата, ссылка на входящую корреспонденцию, заключительное приветствие и подпись начинаются с небольшим отступом вправо от средней вертикальной линии страницы. Формат <<модифицированный блок>> аналогичен формату <<блок>>, за исключением того, что все абзацы текста начинаются с отступом вправо, как правило, в полдюйма(1,27 см).

Оформление письма

Деловые письма печатаются на фирменном бланке с напечатанным типографическим способом заголовком, левое поле - не менее 2 см.

Представительность и достоинство, которые воплощаются в качестве почтовой бумаги и в дизайне заголовка фирменного бланка, являются в значительной степени понятиями субъективными. Как правило, компания выбирает для себя стиль, который позволяет наилучшим образом представить на рынке ее продукцию или услуги, а также соответствует ее современному или традиционному имиджу.

На фирменном бланке для иностранной и национальной корреспонденции должны присутствовать официальное название компании, ее полный почтовый адрес, а также телефон, факс или иные номера оперативной связи.

Расстояние между строчками внутри каждой части письма зависит обычно от объема письма. Если письмо небольшое, то это расстояние может быть 2 - 3 интервала, если же объем письма достаточно большой, нужно печатать письмо через один интервал.

Расстояние между частями письма должно в 2 - 3 раза превышать расстояние между строками внутри части.

Если точно следовать этим указаниям, то деловое письмо будет иметь следующий вид:

VO Mashinoexport

12 <> Street Moscow

238446 Russia

July 21, 1995

Messrs. Green & Co.

100 State Street Great Falls,

MO 88847

Attention: Mr Jack Macey, Goods Expert

Dear Sirs:

We inform you hereby that your machine № 40 against Contract № 66022 was received by us in the time stipulated by the contract. We are compelled, however, to express our regret that while assembling and mounting this machine so many insignificant defects were discovered that it was difficult to put it into operation.

We ask you to replay this machine by another one corresponding to the technical conditions of the Contract. We could retain it provided you grant us a 20 percent reduction from the price.

Sincerely yours,

Andrew G. Agafonov,

Manager

Enclosure: Specification cc. Mr. Wainwriht,

Sales Manager

Существуют письма-запросы, которые пишутся в том случае, если необходимо получить какую-то информацию. Они пишутся кратко и в вежливой манере, с точным указанием того, какая информация интересует, к письму прилагается оплаченный конверт с обратным адресом.

Если же идет обращение к определенному лицу или фирме с нестандартной просьбой, нужно кратко объяснить причину интересующей информации.

В другом виде письма - письме-заказе следует подробно и точно указать необходимость товара. Как правило, многие компании рассылают свои фирменные бланки для заказа своей продукции, к таким письмам-заказам фирмы относятся с вниманием и стараются выполнить заказ в указанный срок.

4. Лингвостилистические и композиционные средства оформления письма.

Для делового письма характерно, в аспекте лексики, широкое использование профессиональной отраслевой терминологии. Особо заметна приверженность к нейтральной и книжно-документальной лексике.

Текст делового письма посвящен, как правило, одному рассматриваемому вопросу. Логика делового изложения при решении простого вопроса такова: в первой части, как правило, излагаются факты, послужившие основанием и причиной составления письма; во второй части приводятся выводы, просьбы, рекомендации, предложения. Письма же, посвященные решению простых или заранее оговоренных вопросов, вообще могут состоять из одной части.

Характерной особенностью делового письма является употребление такого специального паралингвистического средства как рубрикация, служащего для более четкой организации содержания, отграничения частей письма друг от друга. Самым простым видом рубрикации является абзац.

По определению М. М. Бахтина, деловое письмо характеризуется <<. своим содержанием (тематическим), языковым стилем, то есть отбором словарных, фразеологических и грамматических средств. и композиционным построением>>.

Близость к общелитературному нормированному языку, стандартность, стилистическая однородность определяет и отсутствие диалектизмов, жаргонных и просторечных слов в деловом письме. Неологизмы также отсутствуют. Редкое исключение составляют лишь неологизмы, имеющие терминологический характер.

Терминологическая лексика, лексико-фразеологические сочетания, отчасти и структурные элементы деловой речи обусловлены жанром и содержанием делового документа, его принадлежностью к той или иной отрасли государственной и общественной деятельности.

Композиционно тексты рассматриваемых деловых писем строятся в следующей последовательности:

- шапка бланка с указанием названия учреждения, подразделения, телефона, факса адресанта,

- данные адресата (должность, звание, Ф. И. О. ),

- данные адресанта (должность, Ф. И. О. ),

- основной текст,

- подпись адресанта, указание в скобках его фамилии и инициалов,

- дата написания документа.

5. Грамматические особенности письма.

Деловые письма следуют определенным требованиям в отношении грамматического оформления и организации содержания. В деловом мире каждое письмо отражает особенности той или иной разновидности писем: просьбы, извинения, жалобы, запросы, предложения и т. п. Приведем в качестве образца следующее письмо:

Ms Jennifer Long

Manager

Intercity Bank pls

Jalan Thamrin 58 YOUR REF JL/FH/246

Jakarta 11196 OUR REF SB/SL

Dear Ms Long 24 February 2001

Order 2789

I am writing in connection with the above order for office furniture.

We regret to inform you that we are unable to deliver the Linton filing cabinets on time. This is as a result of problems at our supplier's factory.

With regard to the lamps and desks, we will deliver the goods before 13

March, as agreed.

With apologies,

Yours sincerely

Mr S Basuki

Совокупность грамматических средств вышеуказанного письма составляют следующие:

- местоимения 1-го лица единственного и множественного числа I, we:

I am writing in connection with the above order for office furniture.

We regret to inform you that we are unable to deliver the Linton filing cabinets on time.

- сочетания, in connection with, with regard to, as agreed и др. , связанные с официально-деловым стилем писем:

I am writing in connection with the above order for office furniture.

With regard to the lamps and desks, we will deliver the goods before 13

March, as agreed.

- эквиваленты модальных глаголов:

We regret to inform you that we are unable to deliver the Linton filing cabinets on time.

oo глагольная форма Present Continuous:

I am writing in connection with the above order for office furniture.

oo глагольная форма Future Indefinite:

With regard to the lamps and desks, we will deliver the goods before 13

March, as agreed.

- абсолютная форма притяжательного местоимения 2-ого лица yours в заключительной формуле вежливости <> Перечисленные выше разновидности грамматического материала дают лишь частичное представление о реальном функционировании грамматических явлений и форм в деловой переписке, т. к. перечень грамматических явлений и форм может расширяться или сокращаться от образца к образцу, ограничиваясь соотношением формы и присущей ей реализации в языковой системе.

В результате изучения особенностей делового письма мы приходим к следующим выводам: oo стиль делового письма включает официальность, точность, краткость, стандартность и логичность; oo к критериям составления делового письма относятся следующие: ясность, полнота информации, грамотность изложения и любезный тон письма; oo при оформлении различного рода писем / писем-запросов, писем-заказов/ необходимо помнить об акценте внимания на точное указание требуемой информации, цели запросов и заказов; oo среди лексических средств, содержащихся в письме, являются использование специальной терминологии, оборотов и клишированных выражений; oo к грамматическим средствам относятся использование специфических временных форм глагола, разрядов местоимений и других опорных грамматических единиц, приоритетных для регистра деловой переписки.

Итак, анализ материала, изученного нами показал, что стандартные структурно-композиционные особенности являются результатом внутриязыкового отбора возможностей английского языка, которые отвечают задачам, стоящим перед деловым письмом в сфере бизнес коммуникации.

Комментарии


Войти или Зарегистрироваться (чтобы оставлять отзывы)