Структура и языковые особенности английских электронных деловых писем

Электронная почта, занимая важное место среди средств деловой коммуникации, позволяет вести диалог в виртуальном пространстве со своими партнерами, значительно экономит время, во многих ситуациях заменяет бумажную переписку. Однако суть специфики деловой электронной переписки состоит в том, что, используя все преимущества высоких технологий, необходимо следовать правилам, характерных для данного вида общения.

Актуальность темы данного исследования обусловлена возросшей ролью иностранного языка (английского языка) в сфере международных сетевых коммуникаций. Все большую популярность приобретает передача информации по электронной почте. Элементарность работы и скорость доставки делают этот сервис чрезвычайно распространенным. Однако, приступая к переписке по электронной почте, необходимо усвоить правила, характерные для данного вида общения.

Объектом даннй статьи является деловая переписка по электронной почте.

Предметом данного исследования являются структурные и лингвистические характеристики электронного письма, а именно деловой переписки, отражающие его специфику как особого вида существования английского языка.

Цель статьи состоит в определении лингвистических особенностей и структурно-содержательной специфики деловых электронных сообщений на английском языке.

Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:

1) Дать определение понятию «электронная почта» как вид сетевого общения.

2) Выделить основные правила написания делового письма.

3) Ознакомиться с существующими видами классификаций, в основе которых лежат различные классификационные признаки.

4) Рассмотреть структуру электронного делового письма.

5) Исследовать и изучить основные лингвистические особенности английских электронных деловых писем.

Материалом исследования послужили тексты электронных писем официального характера, заимствованные из научно-методической литературы, а также письма оригинального и квазиаутентичного (составленные филологами-англистами, известными авторами учебников) характера, представленные в качестве образца в пособиях по английскому языку.

В ходе исследования мы использовали метод наблюдения, структурного и лингвистического анализа. Работа состоит из введения, четырех глав, заключения и приложения. В первой главе мы даем определение понятию «электронная почта» как вид сетевого общения, а также выделяем основные правила написания электронных деловых писем, которые составляют основу сетевого этикета. Во второй главе наша задача состоит в изучении видов классификаций деловых писем по следующим признакам: 1)по функциональному признаку 2) по структурному признаку 3) по признаку адресата 4) по композиционным особенностям 5) по тематическому признаку и подробнее рассматриваем виды коммерческой и некоммерческой деловой писки. В третьей главе нами представлена структура электронных деловых писем, которая поможет читателю более точно понять содержание и правила построения деловых писем. В четвертой главе мы исследуем лингвистические особенности деловой электронной переписки, делаем выводы по теме. В приложении мы приводим образец электронного делового письма на английском языке.

Электронная почта – как вид сетевого общения. Сетикет

Электро́нная по́чта (англ. email, e-mail, от англ. electronic mail)— технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений (называемых «письма» или «электронные письма») по распределённой (в том числе глобальной) компьютерной сети.

Появление электронной почты можно отнести к 1965 году, когда сотрудники Массачусетского технологического института (MIT) Ноэль Моррис и Том Ван Влек написали программу MAIL для операционной системы CTSS (Compatible Time-Sharing System), установленную на компьютере IBM 7090/7094. Общее развитие электронной почты шло через развитие локального взаимодействия пользователей на многопользовательских системах.

На сегодняшний день практически невозможно представить современного делового человека без электронной почты. Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. В деловой переписке преимущества электронной почты очевидны – оперативность, доступность и простота использования.

В 2007 году Россия присоединилась к Конвенции ООН об использовании электронных сообщений в международных договорах, - документ подписал директор департамента правового обеспечения Минэкономразвития России Николай Попов. Попов отметил: «Необходимость в подготовке данного международного акта была обусловлена широким развитием электронных средств связи и потребностью в устранении препятствий в сфере международной электронной торговли из-за противоречащих друг другу местных стандартов».

Одним из ключевых положений Конвенции является «признание за договорами, заключенными в электронной форме при соблюдении определенных условий, равной силы с традиционными формами коммерческих контрактов».

Несмотря на оперативность, доступность и простоту в использовании необходимо помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы, которые составляют основу сетевого этикета.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет: «Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей».

Изучив особенности оформления и содержания электронных деловых писем, мы в своей работе сформулировали основные правила, которые необходимо соблюдать при ведении деловой переписки.

Правило 1. Четкое соблюдение структуры электронного делового письма. Ее можно представить в следующем виде:

• «Шапка» в корпоративном стиле

• приветствие

• содержание, цель обращения

• прощание

• личная подпись с указанием контактов

• ссылка на сайт компании

• логотип, если это необходимо

При оформлении электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

«Тема» («Subject»)

«Кому» («To»)

«Важность письма», при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e – mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые.

Обязательно следует заполнить поле «Тема», иначе письмо может быть удалено как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Правило 2. Правило использования электронной подписи.

Электронная подпись – это специально созданный файл (signature), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно. Рекомендуется включать в подпись несколько возможных способов связи: номера телефонов, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

• электронная подпись не должна превышать 5-6 строк

• количество символов в строке должно быть не более 70-ти

Правило 3. Соблюдение размера электронного письма.

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 4. Соблюдение принципов грамотности и логичности:

• предложение следует начинать с прописной буквы и ставить точки

• необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они играют роль абзацев

• рекомендуется выражать главную идею в начале текста письма, чтобы не потерять смысловую нить письма

• рекомендуется использовать краткие и точные выражения и не растягивать их

• рекомендуется избегать многословия, повторов, аллитераций (использование одинакового звука в начале двух и более слов). Это приемлемо в устной речи, но не на письме.

• не следует перегружать предложения большим количеством идей, усложнять конструкции предложений. Это мешает понять их смысл без многократного прочтения.

Правило 5. Соблюдение сетикета при отправке и получении электронных писем.

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает. Если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма, позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

В деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные.

Деловая переписка. Классификация и виды деловых писем

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи в наши дни. Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности.

Деловое письмо – всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, всегда носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

• письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др. ). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

• письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др. ).

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные

(стандартные) и нерегламентированные.

• регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

• нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально- логического повествования или этикетного текста.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные.

• одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос.

• многоаспектное письмо рассматривает несколько вопросов. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой коммерческой корреспонденцией и деловой некоммерческой корреспонденцией.

Виды коммерческой деловой переписки Виды коммерческих деловых писем

Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи. Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т. п.

Рекламация содержит:

• основания для предъявления претензий;

• доказательства произошедшего ущерба;

• конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

Виды некоммерческой деловой переписки

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе.

Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Структура электронного делового письма

Электронное письмо, как и традиционное деловое письмо, имеет свою структуру и основные части. В следующем примере вы увидите, что любое электронное письмо состоит из трех частей: шапки, текста письма и блока подписи.

Шапка письма

В любом электронном письме в шапке содержится важная информация — статистика письма.

• Date: это дата письма. В ней указано время и число отправки письма. Обычно дата письма дается по Гринвичскому стандарту времени (GMT). Время по Гринвичу отстает на пять часов от восточного стандарта времени. Также в электронных письмах время по Гринвичу может называться всемирным временем (UT).

• То: это электронный адрес получателя письма.

• From: это электронный адрес, а часто еще и имя отправителя письма.

• Subject: это тема электронного письма, то есть краткое описание содержания письма. Тема должна кратко и ясно отражать все, о чем говорится в вашем письме.

• Сс:(carbon copies) это графа, в которой говорится о наличии копий письма. В ней приводятся адреса людей, кому были посланы эти копии. Если от получателя письма необходимо скрыть наличие копий, тогда используется запись «b. c. c. » - blind carbon copies

Текст письма

После шапки идет текст письма. В тексте письма что-то утверждается, даётся какая-то информация, задаются вопросы, даются ответы на вопросы собеседника, обсуждаются проблемы и т. д. Стиль электронного письма такой же, как и стиль делового письма. Существуют определенные правила оформления текста электронного письма.

• текст письма начинается с обращения. Если письмо адресовано одному человеку, то обращаться к нему следует «Dear Sir», (уважаемый господин). Если письмо адресовано фирме в целом или нескольким лицам, то используются обращения «Dear Sirs» (уважаемые господа) – наиболее часто употребляется в Англии или «Gentlemen:» - (джентльмены) – обычно употребляется в Америке. В английских письмах после обращения всегда ставиться запятая, в американских – двоеточие. Если письмо адресовано женщине, то приветствие будет следующим: «Dear Madam».

• После обращения следует основной текст письма. Обычно он состоит из двух или более абзацев. В Англии абзацы начинаются с красной строки с отступом в 5-7 интервалов от левого поля, а между абзацами пропускается одна строка. Левое поле обычно бывает шириной 1-2,5 см, поле справа – несколько уже. В США для выделения абзацев отступ слева не дается, вместо этого используется двойной интервал между строк.

• За последним абзацем письма следует заключительная формула вежливости. Она отделяется от текста двумя интервалами, в последнее время пишется слева, после нее всегда ставится запятая. В английских письмах чаще всего используются следующие формы вежливости: «We remain yours faithfully» (остаемся искренне Вашими), «We are yours faithfully» (Всегда Ваши), «Yours faithfully» (Преданно Ваш) или «Faithfully yours».

Блок подписи

• После заключительной формулы вежливости ставится подпись. За подписью следует автор письма, его должность и название фирмы или компании.

Ex. Yours faithfully,

(подпись)

H. Green

Sales Manager

Bill Peterson & Co

• Иногда в подписи используется термин «per pro» (от латинского «procautionem») и переводится на русский язык «от имени кого-либо», «по доверенности». Это обозначение чаще всего используют секретари когда подписывают письма от имени своих директоров или начальников.

Ex. Yours faithfully,

(подпись)

Mary Hanson (Mrs) p. p. D. Simpson

Sales Manager

Лингвистические особенности электронных деловых писем

Деловая речь имеет свои лингвистические особенности. Применительно к деловой электронной переписке имеет место рассмотреть их на лексическом, морфологическом и синтаксическом уровнях.

Лексический уровень:

• официально-деловой стиль речи характеризуют стандартные обороты, специальная терминология, устойчивые словосочетания неэмоционального характера. В деловой электронной корреспонденции недопустимы жаргонизмы, идиомы, фразеологизмы, разговорные выражения, сокращенные формы слов. Вместо них рекомендуется употреблять нейтральные слова.

Вместо Пишите you have probably guessed (вы наверное догадались) you probably know (возможно вы знаете)

you will get your money back (вы получите свои деньги обратно) the loan will be repaid (заем будет погашен)

to go into property (заняться собственностью) to invest in property (вкладывать деньги в собственность)

prices are at rock bottom (цены крайне низкие) prices are very low (цены очень низкие)

prices have gone through the roof (цены поднялись выше крыши) prices have increased rapidly (цены резко поднялись)

• при написании деловой электронной корреспонденции необходимо учитывать различия в орфографии и в написании между английскими и американскими словами.

Различия в орфографии:

Британская орфография Американская орфография

Centre (центр) Center

Cheque (чек) Check

Colour (цвет) Color

Defence (защита, охрана) Defense

Favour (одолжение, услуга) Favor

Fulfil (исполнять, осуществлять) Fulfill

Labour (труд, работа) Labor

Theatre (театр) Theater

Traveller (агент) Traveler

Различия в написании:

Британское написание Американское написание

Engage (нанимать) Hire

Factory (завод, фабрика) Plant

Ground floor (первый этаж) First floor

Holiday (отпуск, каникулы) Vacation

Lift (лифт) Elevator

Post (почта) Mail

Return ticket (обратный билет) Round trip

Taxi (такси) Cab

Lorry (грузовая машина) Truck

Underground (railway) (метро) Subway

• обращение в письме, предназначенного американскому партнеру, принято оформлять двоеточием Dear Mr. Saliba: в отличие от британского варианта – запятой Dear Mr. Smith, или русского – восклицательным знаком Уважаемые коллеги! Заключительная фраза «С уважением» имеет британские варианты Sincerely yours и Faithfully yours и американские варианты Truly yours и Yours truly.

• слова «billion» и «trillion» имеют разное значение в Англии и США.

American English British English

«billion» - тысяча миллионов (1000000000) «milliard» - тысяча миллионов (1000000000)

«trillion» - миллион миллионов «billion» - миллион миллионов

(1000000000000) (1000000000000)

• письма, адресованные молодым сотрудникам компании, занимающим исполнительные должности, могут отличаться от писем, адресованных менеджерам и директорам.

Итак, рядовому сотруднику можно написать:

«Did you know the customers you already have» (Вы знаете, что клиенты, которых вы завоевали )

А руководителю отдела фирмы следует написать:

«As you know the customers you already have» (Как вы знаете, клиенты, которых вы завоевали)

• автор письма должен отдавать предпочтение коротким словам в своем послании. Короткие слова и фразы не требуют долгого и вдумчивого чтения, к тому же, ни обладают эмоциональной силой. Их все знают и все понимают.

Вместо Пишите

At an early date (в ближайшее время) Soon, today, next week (скоро, сегодня, на следующей неделе)

At the present time (в настоящее время) Now, at present (сейчас, сегодня)

To deem ((уст. ) думать, полагать) To believe, to consider (надеяться, полагать)

Due to the fact that (благодаря тому факту, что) Because (потому, что)

For the purpose of (для той цели, чтобы) For (для)

In accordance with (в согласии с ) According to (согласно)

In advance of (в преддверии) Before (перед)

In compliance with your request (в соответствии с вашим запросом) As you requested (как вы и просили)

Forward by post (отправить по почте) Mail (отправить по почте)

Have a tendency to (иметь тенденцию к) Tend to (иметь тенденцию к)

Inform of the reason (проинформировать о причине) Tell why (сказать почему)

Letter under date of (письмо, датированное) Letter of (письмо от)

Letter which regards to (письмо, касающееся) Letter about (письмо о)

Place an order for (приложите заказ на) Order (закажите)

Send an answer (послать ответ) Reply (ответить)

Write your name (напишите ваше имя) Sign (подпишитесь)

Так же при написании деловых электронных писем следует учитывать лексические особенности в языке.

• Следует помнить о том, что в английском языке существуют слова, которые произносятся одинаково, но пишутся по-разному и имеют разные значения. Эти слова называются - омофоны (homophones). Причиной возникновения этого явления являются фонетические законы языка:

break – brake break – brake bare –bear bare –bear see – sea see – sea deer – dear deer – dear piece – peace piece – peace here – hear here – hear week – weak week – weak there – their there – their

• Омографы (homographs) – это слова, которые одинаково пишутся, но произносятся по-разному и имеет различные значения. Омография имеет прямое отношение к графической системе языка: lead - [‘li:d] – вести lead - [‘led] – свинец lives- [‘livz] - живет (глагол в третьем лице, ед. ч. ) lives - [‘laivz] – жизни ( мн. ч. сущ. Life)

К словам, близким по значению или звучанию, относятся также паронимы и синонимы.

• Паронимы (paronyms) – это однокоренные слова, близкие по звучанию, но не совпадающие в значениях:

Ex. adverse (неблагоприятный, вредный) – averse (нерасположенный, неохотный); preceed (предшествовать) – proceed (продолжать);

• Синонимы(synonyms) – это слова, различные по звучанию, но тождественные или близкие по значению, нередко отличающиеся стилистической окраской:

agree – accept reasonable – rational refuse – deny in spite – despite game – play salute – welcome personage – character tail – high

Таким образом нельзя допускать двусмысленных толкований слов. Нужно уметь точно формулировать основную мысль письма.

Морфологический уровень:

• в деловой корреспонденции следует использовать активные формы глаголов, а не пассивные. Глагол в активной форме звучит более вежливо и носит более личный характер. Они короче предложений с пассивными конструкциями.

Ex. Your letter have been received by us (Нами было получено ваше письмо)

We have received your letter (Мы получили Ваше письмо)

• в деловой электронной переписке не рекомендуется употреблять аббревиатуры. Их использование возможно только в тех случаях, когда обе стороны знают, как они расшифровываются. Некоторые аббревиатуры являются международными. Например: c. i. f. (cost, insurance, and freight – цена, страховка и стоимость перевозки) с. a. f. ( cost, and freight – цена и стоимость перевозки)

• в письмах, содержащих деловое предложение, его преимущества и выгоды часто изложены конкретно и прямолинейно. При этом используются «you ” фразы:

Ex. You will get a 15% discount

You will get a profit of $5 million in 3 years

Если письмо написано от имени компании рекомендуется использовать в деловых письмах местоимение «we». Если письмо пишется лично или если речь идет о лице, которое подписывает письмо, тогда рекомендуется употреблять местоимение первого лица единственного числа «I».

Синтаксические особенности:

• принцип упрощения можно применить не только к словам, но и к предложениям и абзацам. Для того, чтобы предложение легко читалось, оно должно содержать не более тридцати двух слов. Наиболее легким для чтения является предложение, состоящее из восьми слов. Средний уровень – шестнадцать слов в предложении.

• не рекомендуется заканчивать деловые письма неполными предложениями, начинающимися с причастных фраз типа:

Ex. Looking forward to your early reply.

Hoping to hear from you soon.

Thank you for your interest.

Вместо них рекомендуется использовать полные предложения, например:

Ex. We look forward to your early reply.

I hope to hear from you soon.

Thank you for your interest.

• в письмах следует отдавать предпочтение предложениям, которые ориентированы на клиента и передают личное отношение пишущего к адресату.

Предложение «Please accept our apologies for the delay» является грамматически правильным и звучит вполне вежливо, однако не выражает участия, заботы автора письма о своем клиенте.

В предложении «We hope you have not been seriously inconvenienced by the delay» участливое отношение пишущего выражено.

В первой главе данной работы дано определение понятию «электронная почта» как вид сетевого общения, раскрыты характерные черты данного вида общения и рассматренны правила, которыми необходимо пользоваться при написании электронных деловых писем. Во второй главе мы рассмотрели виды классификаций деловых писем и выделили основные классификационные признаки каждого из вида. В третьей главе нами была представлена структура электронных деловых писем, а в четвертой главе мы провели исследовательский анализ лингвистических особенностей деловой электронной переписки.

Изучение электронных деловых писем позволяет сделать следующие выводы об особенностях их написания:

1. Электронное письмо, как и традиционное деловое письмо, имеет свою структуру и основные части.

2. Содержание хорошего и эффективного делового письма продумано заранее.

3. Информация полная, письмо содержит ответы на все вопросы, которые сообщил собеседник по переписке.

4. Текст расположен таким образом, чтобы письмо читалось легко, предложения и абзацы короткие. KISS (Keep it short and simple). Это правило особенно актуально для электронной почты, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа.

5. Первый абзац письма содержит основную информацию.

6. Письмо звучит естественно, без излишней напыщенности. Текст письма не содержит бессмысленных фраз.

7. Письмо учитывает точку зрения собеседника, его желания, интересы и потребности, проблемы рассматриваются с точки зрения респондента.

8. Соблюдаются правила орфографии, грамматики и пунктуации при составлении текста письма. Учитываются лексические, морфологические и синтаксические особенности.

9. Письмо написано вежливо, тактично, доброжелательно и способствует достижению цели.

В настоящее время 80% всей деловой корреспонденции осуществляется посредством электронной почты. Электронная почта – это быстроразвивающаяся сфера коммуникации, благодаря которой письма доходят до адресата за считанные минуты. Как показывает анализ составление текста делового письма – это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетенции. Поэтому, в наши дни, очень важно научится пользоваться электронной почтой и уметь правильно вести деловую переписку, так как это нужно не только для повышения уровня своих знаний, но и для продвижения по карьерной лестнице.